Politique de confidentialité

1. Mise en contexte

Dans le cadre de ses activités, AXTRA, l’Alliance des centres-conseils en emploi collecte, utilise et traite des renseignements afin de réaliser sa mission de représenter, informer et soutenir ses centres-conseils en emploi membres. Ce faisant, nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction des renseignements personnels, la façon d’y accéder et de les faire rectifier. Elle s’applique à nos sites Web : axtra.ca, quariera.ca et trouvetonx.ca ainsi qu’à l’utilisation de nos services. Il est possible que nous offrions des services par l’intermédiaire de partenaires externes. Si vous choisissez d’utiliser ces services, il est important de vous référer directement aux politiques de confidentialité de ces derniers.

En nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez AXTRA, l’Alliance des centres-conseils en emploi, ses partenaires, et ses fournisseurs de services (le cas échéant) à traiter vos renseignements personnels conformément aux fins énoncées ci-dessous.

2. Collecte de vos renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités et services, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, y compris :

Des coordonnées personnelles ou professionnelles, comme prénom, nom, adresse(s), adresse(s) courriel, date de naissance et numéro(s) de téléphone;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
Des renseignements sur l’historique de contributions ou de participation à des événements d’AXTRA;
Des informations concernant la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation et des données de paiement;
Des renseignements relatifs à des services rendus;
Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des informations sur la scolarité et les expériences professionnelles d’un·e candidat·e, des détails concernant les affiliations professionnelles ainsi que tout autre renseignement pertinent à une embauche potentielle par AXTRA, l’Alliance des centres-conseils en emploi;
Des renseignements concernant l’utilisation de nos sites Web et d’autres informations techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, les interactions avec notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
Des renseignements fournis par nos membres, client·es et partenaires ou collectés en leur nom ainsi que ceux produits dans le cadre de notre offre de services et qui pourraient, le cas échéant, inclure des catégories spéciales de données personnelles comme des talons de paie et des informations salariales de participant·es à des projets;
Tout autre renseignement personnel que vous fournissez. Veuillez noter que si vous nous communiquez des informations personnelles au sujet d’autres personnes, celles-ci doivent avoir été avisées que leurs renseignements ont été partagés et nous devons obtenir leur consentement à une telle communication de renseignements.

Nous collectons des renseignements personnels de plusieurs façons dont :

Lors de l’inscription à des événements (QUARIERA, Rendez-vous des membres, etc.), webinaires, formations et infolettres;
Lors de la participation à des projets d’intervention en collaboration avec les centres-conseils en emploi membres ou des partenaires;
Lors de la participation à des projets de recherche, sondages et enquêtes;
Lors de notre prestation de services;
Lors d’une demande d’adhésion à notre regroupement;
Lors d’entrevues à des fins de témoignage ou lors de processus de recrutement;

Nous recueillons aussi des informations accessibles au public, notamment sur nos sites Web et nos réseaux sociaux.

3. Partage de vos renseignements personnels

Nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à de tierces parties autres que nos fournisseurs de services et nos partenaires d’affaires et leurs gestionnaires, membres du personnel, consultant·es, conseiller·ères ou toute autre personne pour qui il est nécessaire d’avoir accès à vos renseignements personnels. Nous n’échangeons pas, ni ne vendons, ni ne louons, ni ne cédons vos renseignements personnels.

Nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment :

à des bailleurs de fonds, lors de redditions de comptes dans le cadre de certains projets;
à un·e prestataire de services ayant besoin de renseignements personnels dans le cadre de leur collaboration avec AXTRA, l’Alliance des centres-conseils en emploi, par exemple, des formateurs. Nous ne communiquerons que les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions;
à des autorités gouvernementales et des organismes lorsque les lois applicables l’exigent;
à des agences de recouvrement dans le but de recouvrer une dette due;
à un organisme mandaté en vertu de la loi de prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions aux lois, lorsque cela est requis dans l’exercice de ses fonctions, et si le renseignement est essentiel pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable notamment au Québec; et
si la loi l’exige ou le permet.

4. Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois en vigueur notamment pour :

Permettre l’accès à nos sites Web et à nos services, entre autres pour gérer les demandes d’adhésion de nouveaux membres, notre offre de services ou les inscriptions à nos événements et formations;
Maintenir et améliorer nos sites Web et nos services;
Communiquer des mises à jour ou d’autres informations relatives à nos services, répondre aux demandes;
Répondre aux demandes légalement contraignantes des forces de l’ordre, des autorités réglementaires ou d’autres tiers, et nous conformer aux lois applicables.
Recueillir des renseignements dans le cadre de sondages afin de réaliser des études et des portraits statistiques. Les rapports de ces collectes de données ne comprennent aucun renseignement personnel.

Au sein de notre organisation, seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire.

5. Témoins (cookies) et analyses

Nos sites Web utilisent des témoins et/ou des technologies similaires. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lorsque l’internaute visite un site Web, et qui peuvent être récupérés par ce serveur lors de visites subséquentes. Ceux-ci lui permettent de vous reconnaître plus facilement. Voici une liste sommaire des éléments recueillis :

Le nom de domaine Internet et l’adresse IP avec laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web (l’adresse IP est un nombre assigné à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet toutes les fois que vous naviguez sur le Web);
Le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez;
La date et l’heure à laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web;
Les différentes pages que vous consultez et la durée de ces consultations;
Si vous accédez à l’un de nos sites Web à partir d’un autre site, l’adresse de ce site.

Certains témoins demeurent emmagasinés sur votre appareil jusqu’à ce que vous les supprimiez. Lors de votre connexion à nos sites Web, vous avez la possibilité de n’accepter que les témoins nécessaires aux fonctions de base en cliquant sur le bouton Personnaliser vos choix dans la fenêtre contextuelle en bas à droite de votre navigateur.

Nos sites Web peuvent également recourir à des services d’analyse de statistiques et de performances, comme Google Analytics. Ces services utilisent, entre autres, des témoins pour nous aider à analyser la manière dont les personnes utilisatrices interagissent avec nos sites Web et les utilisent, à compiler des rapports sur les activités connexes et à fournir d’autres services liés à leur navigation. Les informations générées par ces services seront transmises et entreposées par le service concerné.

Si vous voulez vous soustraire à la collecte de données de Google Analytics, vous pouvez le faire en téléchargeant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

6. Médias sociaux et liens vers d’autres sites web

Nos sites Web pourront parfois proposer des hyperliens vers des plateformes de médias sociaux ou d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celles des plateformes et sites externes concernés. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels.

7. Délais de conservation

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.

8. Accès à vos renseignements personnels

Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire. Les demandes sont généralement gratuites, mais peuvent être soumises à des frais raisonnables.

9. Exactitude et modification de vos renseignements personnels

S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par téléphone ou par courriel afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.

10. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec Valérie Roy, directrice générale d’AXTRA, à confidentialite@axtra.ca ou par téléphone au 514 721-3051.

La responsable de la protection des renseignements personnels vous contactera dans un délai de trente (30) jours.

11. Modification de la présente politique

Nous pouvons modifier le contenu de la présente Politique de confidentialité à tout moment. Les modifications prendront effet lors de leur publication sur nos sites Web. Nous vous invitons donc à les consulter régulièrement afin de demeurer à l’affût des changements apportés.

Cette version a été mise à jour le 21 septembre 2023.